E‑Rechnung ab 2027: Wer ausstellen muss und welche Ausnahmen gelten

Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Zum 1. Januar 2027 endet für größere Betriebe die Übergangszeit beim Ausstellen. Rechnungen an andere Unternehmen müssen sie dann als E-Rechnung verschicken. Ein Jahr später gilt die Pflicht für fast alle Unternehmen. Die Regeln stehen in § 14 UStG und in der Übergangsvorschrift § 27 Abs. 38 UStG.

Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Jedes Unternehmen, dessen Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 € betragen hat, muss ab 1. Januar 2027 Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also die Summe der steuerbaren Umsätze abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze, nicht der Umsatz eines einzelnen Standorts oder Geschäftsbereichs.

Wer 2026 unter der Grenze bleibt, darf 2027 noch Papierrechnungen schreiben. PDF- und andere elektronische Rechnungen, die nicht der Norm entsprechen, sind 2027 nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

Zählt eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?

Nein. Eine PDF-Datei allein ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das eine Software ohne Abtippen auslesen kann. Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind das zwei:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Ohne passende Software ist sie für Menschen kaum lesbar.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten, lesbar für Menschen und Programme. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht.

Wer ab 2027 zur E-Rechnung verpflichtet ist und trotzdem eine PDF aus dem Schreibprogramm verschickt, erfüllt die Pflicht nicht. Für den Empfänger kann das den Vorsteuerabzug gefährden. Der Empfänger kann solche Rechnungen zurückweisen.

Welche Ausnahmen gibt es?

Keine E-Rechnung ist in folgenden Fällen nötig:

• Rechnungen an Privatkunden und an Empfänger im Ausland.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto nach § 33 UStDV, zum Beispiel ein kleiner Materialeinkauf.
• Fahrausweise, etwa Bahn- oder Busfahrkarten (§ 34 UStDV).
• Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel bestimmte Vermietungsumsätze oder Heilbehandlungen.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können (§ 34a UStDV).

Was gilt beim Empfang?

Seit 2025 muss jedes Unternehmen eingehende E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist, dass die XML-Daten nicht verloren gehen und jemand sie lesen kann, etwa über die Buchhaltungssoftware oder ein kostenloses Anzeigeprogramm. Einen bestimmten Übertragungsweg schreibt das Gesetz nicht vor.

Wie werden E-Rechnungen aufbewahrt?

Aufzubewahren ist die E-Rechnung im Originalformat, also mit den strukturierten Daten. Ein Ausdruck oder eine daraus erzeugte PDF reicht nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO). Das Archiv muss die Daten unveränderbar und auffindbar halten.

Was Sie vor dem Jahreswechsel klären sollten

Kann Ihr Rechnungsprogramm das Format erzeugen?

Die meisten gängigen Warenwirtschafts- und Rechnungsprogramme können XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, oft über ein Update oder ein Zusatzmodul. Fragen Sie Ihren Anbieter konkret nach der ZUGFeRD-Version und dem Profil, und lassen Sie sich eine Testrechnung erzeugen.

Wo kommen eingehende E-Rechnungen an?

Legen Sie ein Postfach fest, zum Beispiel rechnung@ihre-firma.de, und teilen Sie es Ihren Lieferanten mit. So landen die Dateien nicht in persönlichen Postfächern.

Liegen Ihre Umsatzzahlen für 2026 vor?

Ob Sie 2027 schon ausstellen müssen, hängt am Gesamtumsatz 2026. Liegen Sie in der Nähe von 800.000 €, klären Sie die Zahl früh mit der Buchhaltung.

Was sagt Ihre Steuerkanzlei?

Viele Kanzleien übernehmen E-Rechnungen direkt aus der Buchhaltungssoftware. Klären Sie den Übergabeweg vor dem Jahreswechsel, dann läuft der erste Monatsabschluss 2027 ohne Nacharbeit.

Häufige Fragen